Planningsmethodiek van Triode

 

Ruimtelijke projecten kennen een aantal basis ingrediënten. Wat gaan we maken? Hoe gaan we dit financieren? Wanneer vinden de werkzaamheden plaats?

Het is vanzelfsprekend om voor het ontwerp en financiering specialisten in te huren. De planning wordt er vaak ‘bij gedaan’. De laatste decennia is het planproces vaak zo complex geworden dat het planproces zelf ook professionele aandacht verdient.

Professionals zorgen ervoor dat op de juiste momenten burgers en andere belanghebbende partijen betrokken worden, er geen bedreigde planten en dieren worden geschaad, de gronden op tijd functievrij en in eigendom worden verkregen en de diverse werkzaamheden binnen de gewenste contractvorm op de meest optimale wijze worden aanbesteed.

Het structureren van deze werkzaamheden zorgt voor grip op het ontwikkelingsproces. Met deze grip kunnen de verwachtingen over de planningen goed worden gemanaged richting partners, politiek en omgeving.

Stap 1

Projectanalyse

Voor een efficiënt, lean ontwikkelproces is het nodig alle benodigde werkzaamheden in beeld te hebben. In het begin is een grofkorrelige outline van het proces voldoende. Gaandeweg neemt het aantal pixels toe, tot een beeld met hoge resolutiewaarde is bereikt.

De korrelgrootte wordt bepaald door de onzekerheden in het programma en invloeden van buitenaf. Voor het ontwikkelproces is het van belang vanaf het begin de complete opgave in beeld te hebben en dus zoveel mogelijk informatie in te winnen. De juiste keuzes kunnen immers alleen gemaakt worden met dit inzicht.

Stap 2

Structurering

Een project of programma kent tal van verschillende procedures, afhankelijkheden en actoren.

Welke mijlpalen moeten worden gehaald? Welke werkzaamheden kennen de langste doorlooptijden?  Welke werkzaamheden zijn afhankelijk van (de uitkomsten van) andere werkzaamheden? Welke onderzoeken moeten we nu laten verrichten, zodat we straks risico’s beter kunnen beheersen? Allemaal vragen die wij u stellen om grip te krijgen en onzekerheden.

Met een relatieschema brengen we dit allemaal in kaart. Hiermee wordt overzicht geboden en structuur verkregen over alle  uit te voeren werkzaamheden. Dit schema geeft mijlpalen en afhankelijkheden aan en is in principe niet gebonden aan een kalender, tenzij daar direct een mijlpaal uit voortkomt (bijvoorbeeld verkiezingen/subsidiedeadline). Het is de roadmap voor het project en blijft gedurende het project  vrijwel onveranderd.

Stap 3

Planning

De volgende stap is een faseringstudie. Al in een vroeg stadium kunnen deelgebieden scherp worden onderscheiden. Dit gebeurt aan de hand van de begrenzing van grondeigendommen, aanwezige planologische en milieutechnische kaders en gebiedskenmerken. De eerste opgave is om de juiste afbakening (scope) van het plangebied te bepalen. Met name milieukaders en compensatiemogelijkheden kunnen invloed hebben op deze afbakening.

Een faseringsplan zorgt ervoor dat je de juiste prioriteiten stelt, maar ook dat je de aandacht (en tijd en geld) niet volledig verliest in de eerst opkomende werkzaamheden. Een faseringsplan bestaat daarom niet alleen uit een plankaart met de deelgebieden, maar ook uit een planning op hoofdlijnen voor het gehele project.

Om een project goed te kunnen beheersen (op operationeel niveau) heb je een planning nodig. Wij stellen een gedragen detailplanning voor je op, waar alle betrokkenen zich aan confirmeren. Voor een goede beheersing van een project is het ook nodig dat iedereen deze planning leest, begrijpt en gebruikt. Wij beschouwen planning als een communicatiemiddel bij de beheersing van een project. De boodschap vanuit de planning is voor iedere doelgroep anders, en niet iedere doelgroep kan planningen op dezelfde manier lezen.

Stap 4

Planningsproducten

Voor de aansturing van het project maken we een planning op hoofdlijnen. Dit is meestal een geautomatiseerde Excel planning. Wij noemen deze door ons zelf ontwikkelde tool ‘fastbar’.

Voor de aansturing per discipline kunnen we deze geheel of per onderdeel uitwerken in een detailplanning met bijvoorbeeld MS project. Voor de projectbeheersing en het verwachtingenmanagement maken we detailplanningen met een bandbreedte als gevolg van onzekerheden in doorlooptijden en met de risico’s die zich in het project kunnen voordoen. Dit zijn planningen van Primavera P6 met risk analyses.

Voor de bestuurlijke informatie maken we de planningen met de belangrijkste mijlpalen. Voor de participatie en publieksinformatie brengen we de situatie per half jaar in beeld op plattegrond of in 3D. Dit zijn dan 4D-planningen.

Per saldo maken wij alle mogelijke soorten planningen of afgeleide producten op maat. Bij ons geldt; de klant is koning en elk project is uniek.